Remote audit op een remote managementsysteem
Remote auditing. Zoeken naar oplossingen is het in deze tijden. Veel on-site activiteiten moeten noodgedwongen worden stopgezet en (interne) audits moeten periodiek worden uitgevoerd, anders komt mogelijk de certificatie in gevaar. 1+1=2 ...
Met een modern managementsysteem kunnen heel veel audits op afstand worden uitgevoerd. Zo wie zo kunnen de (verplichte) documenten worden doorgenomen: beleidsstukken, doelstellingen, auditrapporten, directiebeoordeling (management review), ...
Daarnaast gebruiken veel organisaties (al) workflow systemen voor de registraties. Dan is er meteen de aansluiting tussen 'zeg wat je doet' en 'doe wat je zegt'. Uitermate geschikt voor een remote audit.
Als je dan toch thuis moet zitten ...
Remote audit
Het uitvoeren van een remote audit vraagt om online vergaderhulpmiddelen EN goede audit-skills. Tenslotte mis je de directe, fysieke communicatie. Het is even niet anders en het is handelen naar de situatie. Wel moet je de remote systemen goed leren en nadenken over wat je wel dan wel niet kan gebruiken gegeven het te bespreken onderwerp. Hoe kan je de auditor het benodigde bewijs laten zien. En hoe zit het met inloggen, mag dit wel?
Voor de uitvoering steunen we daarom op onze business partners meta-audit.nl.
Remote managementsysteem
Aan de IT-kant zijn de ontwikkelingen misschien wel nog sneller gegaan: sociale kwaliteitssystemen, meteen uit de cloud. Een integraal managementsysteem, op afstand (remote) bereikbaar. Het managementsysteem is ook ingericht om (externe) lezers autorisatie te verlenen. Toch heel iets anders dan de verzameling procesbeschrijvingen, procedures, instructies en formulieren. Geprint en gebundeld in het handboek dat als voorbeeld functioneerde voor elke afdelingsmanager... Een digitaal (kwaliteits)management systeem kan zoveel meer, los van de verschillende 'ISO normen'. (Zet voor de aardigheid als proef dit Proware-systeem eens in 60 seconden online ....)
Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een digitaal managementsysteem:
| Navigatie / zoeken |
- Index van alle documenten
- Overzicht per functie, proces, norm-item
- Mijn documenten, waar ik iets mee te maken heb
- Laatst door mij geraadpleegd
- Trending documenten binnen de organisatie
- Recent gezocht binnen de organisatie
- ‘Full text search’
- Kennisbank
|
| Workflow sturing |
|
| Monitoring |
- Raadplegingen per document, per type, per periode
- Niet gevonden, maar waar wel op gezocht is
- Nooit gebruikte documenten
- Rapportages, zelf te definiëren
|
| Ketenintegratie / mobiel |
- Voor klanten, die moeten 'meekijken'
- Voor onderaannemers die instructies (verplicht) moeten lezen
- Corporate documenten gezamenlijk gebruiken
- Op de projectlocatie, op je telefoon
- Aan het bed van de client, op je tablet
|
Voor wie nog steeds aan het ‘vechten’ is met losse documenten, een onoverzichtelijk versiebeheer heeft of voor het handboek naar de kast van de afdelingsmanager moet ....
Zet in 60 seconden onze cloudoplossing Proware klaar, software tool voor kwaliteitsmanagement. En zoek de verschillen ...
De verplichte 6 procedures in je handboek uit de oude ISO9001:2008 zijn verdwenen, maar wat blijft is de ‘gedocumenteerde informatie’. Documentatie blijft dus nodig binnen kwaliteitsmanagement en wel op de volgende gebieden:
| |
|
|
| PDCA cirkel |
Paragraaf |
ISO 9001:2015 |
| Plan |
4.3 |
Scope van het kwaliteitsmanagement systeem |
| 4.4 |
Documentatie van het kwaliteitsmanagement systeem |
| 5.2.2a |
Kwaliteitsbeleid |
| 6.2.1 |
Kwaliteitsdoelstellingen |
| 7.1.5 |
Monitorings- en meetuitrusting |
| 7.1.5 |
Beheersing van monitorings- en meetuitrusting |
| 7.2 |
Competenties van medewerkers |
| |
|
|
| Do |
8.1e |
Operationele planning en controle |
| 8.2.3 |
Beoordeling van product- en diensteisen |
| 8.3.2g |
Planning van ontwerp- en ontwikkeling |
| 8.3.5 |
Beoordeling, verificatie en validatie van ontwerp en ontwikkeling |
| 8.3.6 |
Beheersing van wijzigingen in ontwerp en ontwikkeling |
| 8.4.1 |
Controle van extern geleverde producten en diensten |
| 8.5.1 |
Controle van productie en dienstverlening |
| 8.5.2 |
Identificatie en traceerbaarheid |
| 8.5.6 |
Beheersing van veranderingen |
| 8.6 |
Vrijgave van producten en diensten |
| 8.7 |
Beheersing van niet-conforme procesuitkomsten |
| |
|
|
| Check |
9.1.1 |
Bewaken en meten van prestaties |
| 9.2 |
Interne audits |
| 9.3.1 |
Directiebeoordeling |
| |
|
|
| Act |
10.2.2 |
Corrigerende maatregelen |
| |
|
|
| PDCA cirkel |
Paragraaf |
ISO 9001:2015 |
Maar in een digitaal kwaliteitssysteem is het voor de 'gewone gebruiker' allemaal zoveel makkelijker te vinden:
En toch kan de kwaliteitsmanager nog steeds alle documenten ook normgericht vinden (en ziet meteen dat er nog oude verwijzingen tussen zitten):
